KEAHLIAN KOMUNIKASI : MENYIMAK (mendengarkan)

PENTINGNYA MENYIMAK DALAM DUNIA BISNIS

Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. (Floyd, 1983)
Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan.
Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain.
Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik, bekerja dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya. (Rogers dan Roethlisberger 1952).

Sifat Proses menyimak (Mendengarkan)

Proses menyimak : - mendengarkan
- mengikuti
- mengevaluasi
- menanggapi pesan-pesan yang diucapkan

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses Komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1. Perencanaan
-Maksud/tujuan komunikasi
-Audiens yang akan menerima pesan
-Ide pokok pesan-pesan yang akan digunakan
-Saluran atau media yang akan digunakan

2. Organisasi dan Komposisi
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasu yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

3. Revisi
Proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah diekspresikan dengan baik.

TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

1. Penelitian tujuan

Tujuan : harus jelas dan dapat diukur --> Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan :
Keputusan untuk meneruskan pesan
Keputusan untuk menanggapi audiens
Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis :

-Memberi informasi (informing)
-Memberi persuasi (persuading)
-Melakukan kolaborasi (collaboring) dengan audiens

2. Pertimbangan pengiriman pesan

Pertimbangan :

Tujuan yang realistis ketepatan waktu
Ketepatan orang yang mengirimkan pesan
Tujuan yang selarasn dengn tujuan organisasi


Cara menguji tujuan

untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
- apakah tujuan tersebut realistik
- apakah waktunya tepat
- apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
- apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan


3. Analisis Audiens

Indikator audiens - siapa mereka
-Latar belakang (pendidikan, usia, jenis kelamin)
- Minat dan keingingtahuan

Indikator audiens berpengaruh pada cakupan materi dan cara mengatasi audiens


cara mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.


Proses Analisis Audiens :

1. Mengembangkan profil audiens dengan cara :
a. menentukan ukuran dan kompisisi audiens
b. menentukan siapa audiensnya
c. mengetahui bagaimana rekasi audiens
d. mengetahui pemahaman audiens
e. mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;
- cari apa yang diingikan oleh audiens
- antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- berikan semua informasi yang diperlukan
- pastikan bahwa informasinya akurat
- tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

2. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut :
- menemukan keinginan audiens
- memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya.
- Informasi yang dibeikan harus akurat
- Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens. Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens.
ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.


4. penentuan ide pokok

Isi dari pesan bisnis tersurat pada :
topik pokok : subjek pesan yang lebih luas
ide pokok : pernyataan tentang suatu topik, menjelaskan tentang isi dan tujuan topik

Metode identifikasi terhadap ide pokok :
teknik brainstorming
pembatasan cakupan


PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atauo menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.


Seleksi saluran dan media

ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
1. komunikasi lisan
salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga brmanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
2. komunikasi tertulis
salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

PRINSIP DASAR DAN PEMAHAMAN MENGENAI KOMUNIKASI BISNIS

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and Methods)

Komunikasi :

• melibatkan dua orang atau lebih
• menggunakan cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :

· Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).

· Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal.

Bentuk Dasar Komunikasi

• Verbal : melalui tulisn dan lisan
• Non Verbal : bahasa tubuh, ekspresi

Komunikasi Verbal

Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis.

Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas an praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.

Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

Bentuk Komunikasi Verbal :

1. membuat dan mengirim surat klaim
2. membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3. membuat dan mengirim surat pemesanan barangan kepada pihak lain
4. membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
7. berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8. melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
9. mengadakan briefing dengan staf karyawan
10. mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
11. melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
12. melakukan teleconference dengan pihak lain

KOMUNIKASI NON VERBAL

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) merupakan hal yang penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.
Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikais non verbal ;
- Menyediakan/memberikan informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
-Mengekspresikan suatu emosi
-Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
-Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
-Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.

Bentuk Komunikasi Non Verbal

1. menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
2. mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berpikir
3. gambar pria/wanita yang dipasang dipintu masuk toilet umum untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
4. berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
5. tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan
6. membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
7. menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan
8. asbak di atas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
9. mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita

Pentingnya Komunikasi Non Verbal

1. menyediakan/ memberikan informasi
2. mengatur alur suatu percakapan
3. mengekspresikan emosi
4. memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5. mengendalikan/ mempengaruhi orang lain
6. mempermudah tugas-tugas khusus

Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis

PROSES KOMUNIKASI

Peranan Komunikasi Bisnis

• bekerjasama menentukan tujuan yang ingin dicapai
• menyusun rencana kerja
• mebgelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya
• pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi

Persyaratan Individu Dalam Komunikasi Bisnis Yang Efektif

1. terbuka (transparan)
2. tidak arogan
3. adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dnegan informasi bisnis
4. kompeten
5. antusias
6. penuh perhatian
7. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukanan selama komunikasi
8. sabar dan penuh perhatian, bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun
9. jujur, mempunyai integritas yang tinggi
10. menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
11. memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif